MAKE DECISIONS AND TAKE RESPONSIBILITY

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I used to work long hours in my early twenties. This experience helped me to discover that we all get tired and sick eventually, productivity as well as clarity of our thoughts decrease. We are not robots after all.

Having experienced the above, I have learnt to find a work-life balance and remain focused on given tasks throughout the day.
 

How would you describe your objectives and the way you work?

They have evolved over time nevertheless I have always taken users’ side in my work. Digital experiences need to be transformed into simpler and less confusing engagements. If users love your product/service, it will likely become successful.

Work never ends. We may keep ourselves occupied for 24 hours/day, 365 days/year. There are always new ideas and new projects. Working style is one’s personal decision. I prefer to focus on vital parts of design process these days, while making space for inspirations outside the studio.
 

Tell me about your work methods...

I manage my calendar carefully and prioritize everything. I care about rhythm of a day and avoid engagements that I find fruitless. Moreover, I focus on tasks that can utilize personal strengths and skillset. I would ask for assistance with the remaining ones. If a task takes 2-minutes I clear it immediately, so it does not pile up. This simple productivity hack leaves plenty of time for more essential activities. I google answers when needed and search for help in the field I am unfamiliar with.

I used to run my own design studio in my mid-twenties. I recall using my desktop PC and getting email notifications every 10-minutes. Its impact on productivity was tremendous. The situation improved as I decided to check my mailbox manually each morning, lunchtime, and evening time. No more than that. Nowadays, I keep all notifications disabled throughout the day to avoid distractions. Setting rules/folders for incoming emails helps as well.

I learnt benefits of prioritization when working with Dutch colleagues in Amsterdam. They were unavailable for any side requests, when focused on their task. Doing one thing at a time was the way. “I am occupied with my duties at the moment. I will be able to help you in three hours.” – they used to say.

Prior experience and fluency of design process helps in effective planning. We often rely on WBS sheets that are unrealistic. The workload/scope itself tends to expand as we progress. Some decisions may become a threat to project deadlines and the budget. It is critical to keep the communication open and honest, discuss/explain implications of partner’s decisions.
 

What is the difference between Japan and the West?

Work performance is rather low here. Local companies engage their team members in numerous tasks that are not necessarily aligned with a one’s skillset. People are transferred between divisions before they have a chance to specialize or master a skill.

My girlfriend is in charge of international students at one of the universities in Tokyo. A new boss joined the unit a few months ago. The organization moved him from a finance department. No prior experience with international affairs. No skill of any foreign language. He will be posted elsewhere after a year or so. Above model might have worked in the past; it remains of a major challenge for industries nowadays as they require critical thinking, creativity and making decisions autonomously.

Companies in Japan cherish processes. Meetings, group discussion, shared responsibility and elaborate approval workflows take over. Debating over 400 rows of Excel sheets (one by one) seems to be a norm during team gatherings. Proactive attitudes are rare. It applies for both partner work as well as for internal operations.

Western companies would focus on results while leaving more space for spontaneity and improvisation. Teams are interdisciplinary, leadership is defined. We benefit from crew specialty and listen to each other despite of hierarchy. It allows for more collaborative and inclusive approach, dynamic pace and immediate results (that can be tested and improved rapidly).

While in Singapore, our global design team of five has developed the entire Lincoln (Ford Motor Company) experience in just 3-months. It included architectural design of two car showrooms in China, Business Design with multiple digital touchpoints (Personalization Studio, Diagnostic Table) and training materials for various teams at the top of it. 
 

What do you expect from ZEPPELIN?

I would love to see our Crew as future creative leaders of Japan. Autonomous thinking and decision making is key for the country. Most of daily challenges can be resolved during 15-minutes one-to-one sessions. Open and sincere conversation with partners can only help. It applies for constructive critique and feedback sessions as well. As soon as we start taking an initiative, ideas get materialized and projects will bloom.
 

Why did you choose ZEPPELIN?

There is a great potential among the Crew members. ZEPPELIN strengths are between Design Thinking, User-centered approach and state of the art creation. This makes a good prospect for a company to have. We have our unique way of helping our partners and we constantly refine it. I would like to be a part of an organization where everyone is satisfied with their work, shares common goals and enthusiasm. Joyful studio environment, polished superpowers of each Crew, direct communication and effective design process are critical for company growth and staying ahead of the competition.  

僕が20歳の時にはいつも遅くまで働いていたんだ。そこから学んだことは、僕らは疲れるし、病気にもなる。それに生産性や思考力も確実に落ちる。僕らはロボットじゃないということ。

だから、効率的に働くことを念頭に置いて、ワークライフバランスを取るようにしています。


働く目的と働き方へのこだわり

「なぜ働くのか」はいつも変化しているけど、自分の立ち位置はユーザーを守る立場だと思っている。シンプルにしたいし、ユーザーをうんざりさせたくない。もしユーザーがその製品やサービスを好きであれば、成功する可能性がとても高いからね。

働き方はあくまで個人の決断に依るもの。そして働くということは、24時間365日、決して終わらない。いつも新しいアイデアやプロジェクトがたくさんある。最近は、デザインプロセスで核となる部分に注力しつつ、社外でインスピレーションに触れるようにしています。


実践している働き方は?

無駄を最小限に抑え、1日のリズムを大切にするために、スケジュール管理と優先順位付けを徹底しています。また、細かいタスクがあるときはすぐに終わらせてしまって、個人の強みやスキルを発揮できるタスクに集中するようにしています。他に分からないことがあればすぐに検索するし、クルーにヘルプをお願いする。こうすることで、もっと本質的な物事に集中するための時間を作ることができる。

20代半ばにデザインスタジオを持っていた頃、性能の悪いPCでメール対応ばかりしていた時期があり、生産性がとても阻害されていました。そんな状況が劇的に改善したのは、通知機能を全てカットして、メールをいつも見るんじゃなくて、チェックする一定の時間を設けてから。今でも通知機能は全てオフにして、明確なルール付けやフォルダー分けを実践しています。

優先順位付けに関しては、アムステルダムで働いていたときの経験が役立っている。同僚は皆タスクに集中しているときは他の依頼は受け付けつけない。「これ手伝ってくれないか?できる?」と聞かれた時には「3時間後に来て、その時にフリーだから」と答える。

また、これまでの経験やデザインプロセスの高速化は効果的な計画をする上で欠かせません。昔はWBSに頼っていたが、あまり有用ではない。工数や範囲は進捗状況によって変化しうるし、決定事項が締切や予算に影響を及ぼすこともある。

オープンで正直なコミュニケーションを常に心掛け、パートナーの決定したことの内容を話し合うことこそが重要でしょう。


日本と西洋諸国の違い

日本の仕事上でのパフォーマンスは低いと思います。日本企業は、1人1人に様々な領域に渡る複数の仕事を少しずつやらせてしまう上に、それぞれの専門を深める前に違う分野に異動させられてしまう。

僕の彼女はとある大学で留学生の担当をしているが、外国語も知らないし、留学生のこともあまりわかっていない新しいボスが財務部から異動してきた。また一年後には他の部署にいるかも知れない。このモデルは以前なら通用したかもしれない。しかし、クリティカルシンキングやクリエイティビティ、自主的な決断力が重要視される今の時代では否が応でも変化せざるを得ない。

日本企業はプロセスを大事にする。ミーティング、グループディスカッション、曖昧な責任範囲、そして複雑すぎる承認フローが引き継がれていますよね。400を超える項目を話し合うため集まること自体が目的となり、自発的な発言はほぼなく、誰も何も言わなければそれはOKということになる。パートナーとの仕事もそうだし、社内業務も同様。

西洋では結果にフォーカスし、自発性や即興性を楽しみます。

チームは横断的で、リーダーシップは明瞭。皆、他のチームメンバーから学べるし、階級関係なく話し合える。そのため、共同的かつ包括的な方法を採用でき、能動的な活動を促進し、何度もテストしながら素早く回答にたどり着ける。

シンガポールにいた頃、5人のデザインチームで、それもたった3か月でリンカーン(フォード・モーター)の中国での2つのカーショールームデザイン、ビジネスデザイン、研修用の資料作成など、を設計しました。


ZEPPELINに望むこと

クルーには将来日本のクリエィティブリーダーになって欲しいです。それには自律的な意思決定が鍵になってくる。日常業務の大半は15分間の1対1ミーティングで解決できる。パートナーとのオープンで誠実なコミュニケーションはとても助けになり、これはフィードバックをするときにも有効です。率先して物事を進めた瞬間からアイデアが具現化し、プロジェクトが活性化するのではないでしょうか

ZEPPELINを選んだ理由

まずクルーに大きなポテンシャルがあること。そしてデザインシンキングと徹底的なユーザー視点、最新鋭の創造性をZEPPELINが強みとしていること。加えてパートナーと共創するために、毎日よくなっていくユニークな手法を持っていること。あとは全員が共通の目的や熱量を共有し、全員が満足している組織で働きたいと願っていること。

楽しい環境と各クルーの洗練されたパワー、対等なコミュニケーション、効果的なデザインプロセス、これらが今後の成長や競争をリードするために必要不可欠なものばかりです。